活动成功的喜悦还没持续两天,一盆冷水就当头浇下。
周一早上,林薇刚在工位坐下,还没来得及打开电脑,就被赵姐一个内线电话叫进了办公室。
赵姐的脸色不太好看,直接将一份文件推到她面前。
“林薇,你自己看看。”
林薇心里咯噔一下,拿起文件。
是一份财务部的核销反馈单,上面用红笔醒目地圈出了一笔款项——正是“星耀”预热活动结束后,她提交的场地尾款和部分物料费用的报销申请。
“财务部驳回了?”林薇有些不解,“这笔费用我们之前不是做过预申请,项目部也批了吗?而且所有发票、合同都在附件里,清清楚楚。”
“不是发票和合同的问题。”赵姐指了指驳回意见那一栏,“财务部说,这笔费用超出了该级别活动的常规预算标准,而且,部分餐费和交通费的报销凭证不符合公司最新规定,缺少必要的佐证。”
林薇仔细看去,果然看到一行小字备注:【餐费报销需附具体用餐人员名单及事由;交通费需使用公司指定平台记录并截图存档。】
这些规定……她好像有点印象,是上个月公司新下发的财务制度邮件里提到的。
但那段时间她正忙着“星耀”方案的初稿,只是粗略扫了一眼,根本没往心里去。
而且她入职时间短,很多流程还不熟悉,以为跟以前实习的公司差不多,有发票就行。
“赵姐,这……我当时没注意……”林薇脸上一阵发烫,又是尴尬又是懊恼。
活动办得漂亮,却在报销这种后勤工作上栽了跟头,感觉像吃饭被噎住一样难受。
“我知道你忙,但财务制度是红线,碰不得。”赵姐叹了口气,语气带着点无奈,也带着点敲打,“尤其是现在,顾总刚上任,对成本控制和流程规范抓得特别紧。你这单子金额不小,又是重点项目,直接被财务总监那边卡住了,驳回来要求重新走流程,补充材料,而且需要……需要提交情况说明,部门负责人签字后,上报总裁办备案。”
总裁办?!
林薇眼前一黑。怎么又绕到他那里去了!
“还要惊动顾总?”她声音都发颤了。
“不然呢?”赵姐看着她,“制度就是制度,谁违反了都一样。更何况你这单子金额摆在这里。赶紧去把缺的材料补起来,情况说明写好,态度要端正,深刻认识到自己的错误,明白吗?”
“明白,明白……”林薇欲哭无泪地拿着那份驳回单,脚步沉重地走出了赵姐办公室。
回到工位,张伟看她一副天塌下来的样子,凑过来问:“薇姐,咋了?赵姐又给你派艰巨任务了?”
林薇把驳回单拍在桌子上,生无可恋:“报销单被财务打回来了,说我不符合规定,要重新弄,还得写检查,上报总裁办!”
张伟拿起单子一看,咂咂舌:“哟,撞枪口上了。听说新总裁在国外就是以成本控制严格出名的,咱们这边以前的野路子,现在行不通咯。”
林薇瘫在椅子上,感觉自己流年不利。
怎么每次有点好事,紧接着就要出点幺蛾子,而且每次都能精准地捅到顾言深那里?
她认命地打开电脑,开始翻找之前的聊天记录和支付截图,绞尽脑汁回忆那次加班后请大家吃饭的具体人员名单,又手忙脚乱地去下载公司指定的打车软件,试图补上交通记录……
忙活了一整天,总算把缺失的材料七拼八凑地弄齐了。
最后,对着空白文档,开始写那份让她头皮发麻的“情况说明”。
这怎么写?
说自己工作疏忽,没认真学习公司制度?说自己经验不足,习惯了以前的报销方式?
她咬着笔杆(虽然用的是电脑),删删改改,感觉比写活动方案还难。既要承认错误,又不能显得自己能力太差;既要态度诚恳,又不能过于卑躬屈膝……
最终,她硬着头皮敲下了一篇八百字的“忏悔书”,深刻剖析了自己的思想根源(对制度学习不够重视),列举了整改措施(以后一定熟读并背诵公司各项规章制度),表达了痛改前非的决心。
看着打印出来的说明,林薇自己都觉得牙酸。
她把补充好的材料和那份情真意切的说明一起交给赵姐。赵姐扫了一眼,签上字,递还给她:“行了,提交上去吧。以后长点记性。”
“谢谢赵姐。”林薇拿着这叠决定她“生死”的材料,感觉有千斤重。